Brautstrauß, Hochzeit, Innsbruck, Weddingday

Zeitmanagement

Stress ist das Letzte, was ich euch an eurem Hochzeitstag wünsche!

Warum Zeitmanagement so wichtig ist!

Zeitmanagement – Wer hat die Zeit im Blick, wo solltest du Pufferzeit einbauen und wie wird das nun eine entspannte und vor allem stressfreie Hochzeit?
Hier nun einige Vorschläge für euren stressfreien Tag.

Wedding Day Manager

Wenn du einen Wedding Planner oder Zeremonienmeister hast, übernimmt diese Person das gesamte Zeitmanagement an deinem Hochzeitstag. Sie sorgt dafür, dass alle Dienstleister und Gäste pünktlich sind.


Wichtige Zeitpuffer

Plane lieber mehr Zeit ein für Dinge, die dir/euch besonders wichtig sind. Wenn am Ende Zeit übrig bleibt, freut euch, denn ihr könnt sie wirklich gut gebrauchen, um mal entspannt mit den Mädels und Jungs zu quatschen oder mit deinem Partner einen Gläschen zu trinken oder einfach nur den Tag zu genießen, ohne von einem Eventpunkt zum nächsten zu hetzen. Wo wir schon beim nächsten Thema sind.

Weniger ist mehr

Ich erlebe es leider viel zu oft, dass es unendlich viele Programmpunkte gibt, denn schließlich soll es ein perfekter Tag werden. Ihr habt die Vorstellung, dass ihr euren Gästen etwas bieten müsst – sie sollen unterhalten werden. Es braucht Programm, und weil alle das so gemacht haben, macht ihr das auch. Doch hier kommt mein Tipp: Verzichtet lieber auf den ein oder anderen Programmpunkt und schaut, dass auch ihr euch den Tag wirklich gönnt.
Eure Hochzeit ist für euch und nicht nur für eure Gäste. Natürlich sollt ihr eure Gäste willkommen heißen und ihnen eine gute Zeit bereiten, aber gleichzeitig ist es wichtig, dass ihr den Tag wirklich erleben könnt. Weniger ist oft mehr, besonders wenn es darum geht, nicht von einem Eventpunkt zum nächsten zu hetzen.

Keinen Wedding Day Manager? Wer übernimmt dann welche Aufgaben am Hochzeitstag?

Wenn ihr keinen Wedding Day Manager habt, ist es wichtig, dass ihr die Aufgaben gut delegiert, damit der Hochzeitstag trotzdem reibungslos verläuft. Hier ist eine Übersicht, wer welche Aufgaben übernehmen kann:

1. Zeitmanagement & Ablaufkoordination
Wer übernimmt?
Zeremonienmeister oder Trauzeuge/Trauzeugin
Diese Person sorgt dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird und alle Programmpunkte in der richtigen Reihenfolge stattfinden. Sie ist auch dafür zuständig, das Hochzeitspaar und die Gäste rechtzeitig zu den verschiedenen Programmpunkten zu rufen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

2. Gästebetreuung & Einweisung
Wer übernimmt?
Trauzeugen oder Brautjungfern
Sie sorgen dafür, dass sich die Gäste gut zurechtfinden, dass sie wissen, wo sie hinmüssen (z.B. zu den Sitzplätzen bei der Zeremonie oder zum Empfang). Außerdem sind sie dafür verantwortlich, Gäste zu den Gruppenfotos zu rufen.

3. Fotografische Begleitung & Gruppenfotos
Wer übernimmt?
Fotograf und eventuell Trauzeuge/Trauzeugin
Der Fotograf kümmert sich um das Fotografieren der Zeremonie, der Paar- und Gruppenfotos sowie der Feier. Wenn du keinen Wedding Day Manager hast, hilft es, einen Trauzeugen oder eine andere vertraute Person mit der Aufgabe zu betrauen, die Gäste für die Gruppenfotos zu koordinieren und sicherzustellen, dass niemand vergessen wird.

4. Organisation der Dekoration & Details
Wer übernimmt?
Brautjungfern oder Enger Freundeskreis
Diese Personengruppe kümmert sich darum, dass die Dekoration am Hochzeitstag an ihrem Platz ist. Sie überprüfen, ob alles dekoriert ist (z.B. Tische, Stühle, Blumenschmuck) und kümmern sich darum, dass während der Feier alles in Ordnung bleibt.

5. Koordination der Dienstleister (Catering, DJ, etc.)
Wer übernimmt?
Brautvater oder Zeremonienmeister
Wenn du keinen Wedding Day Manager hast, kann der Brautvater oder eine andere verantwortliche Person die Dienstleister koordinieren. Das bedeutet, dass sie sich darum kümmern, dass der Caterer rechtzeitig mit dem Essen beginnt, der DJ die richtige Musik spielt und alle anderen Dienstleister ihre Aufgaben gemäß dem Zeitplan erledigen.

6. Gästeempfang & Begrüßung
Wer übernimmt?
Brautjungfern oder Enger Freundeskreis
Sie sorgen dafür, dass die Gäste willkommen geheißen werden, ihnen Getränke angeboten werden und sie sich während des Empfangs wohlfühlen. Sollte der Empfang und der First Look / Paarfotos zeitlich eng beisammenliegen, sollte ebenfalls dafür gesorgt werden, dass die Gäste an einem Platz versammelt bleiben.

7. Hochzeitsgeschenke & Karten verwalten
Wer übernimmt?
Trauzeugin/Trauzeuge oder enge Freunde
Diese Person kümmert sich darum, dass die Hochzeitsgeschenke sicher verstaut werden und dass die Gäste ihre Glückwunschkarten abgeben können. Später sorgt sie dafür, dass die Geschenke zum richtigen Zeitpunkt zum Auto oder Hotel transportiert werden.

8. Notfallmanagement (z.B. kleine Pannen)
Wer übernimmt?
Vertraute Person (z.B. Trauzeuge oder ein guter Freund)
Es ist gut, jemanden zu haben, der im Notfall schnell reagieren kann, falls etwas Unvorhergesehenes passiert, wie eine Verspätung oder ein kleines Problem, das sofort gelöst werden muss (z.B. wenn etwas fehlt oder schiefgeht).

9. Entspannung des Brautpaares
Wer übernimmt?
Trauzeugin oder enge Freunde
Während der Hochzeit selbst kann es für das Brautpaar stressig werden. Es ist hilfreich, wenn jemand das Brautpaar zwischendurch entlastet und ihnen hilft, sich zu entspannen, sie mit Getränken versorgt und Pufferzeit einhält.

10. Notfallbox & Brautpflege
Wer übernimmt?
Brautjungfern oder enge Freundinnen
Eine Person (idealerweise die Trauzeugin oder eine Brautjungfer) sollte dafür sorgen, dass eine Notfallbox (mit z.B. Blasenpflastern, Nadel und Faden, Schmerztabletten, Make-up zum Nachbessern) griffbereit ist und sich bei Bedarf um das Wohl der Braut kümmert (z.B. Hilfe beim Ankleiden, Nachbessern von Make-up, etc.).

Zusammengefasst:
Ohne einen Wedding Day Manager ist es wichtig, eine klare Aufgabenverteilung vorzunehmen, damit alle Verantwortlichen wissen, was zu tun ist und der Tag reibungslos abläuft. Es ist ratsam, mehrere vertrauensvolle Personen einzubeziehen, um sicherzustellen, dass keine Details übersehen werden und dass das Hochzeitspaar sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: den Tag zu genießen.

Was kann noch Stress auslösen:

Nachstellen von Bildern

Es kann unendlich viel Stress auslösen, wenn man Bilder von Pinterest oder Instagram nachstellen möchte. Besonders mit Kindern ist das nicht so einfach. Man stellt sich das oft als ganz easy vor, doch die Kleinen sind ebenfalls aufgeregt – so viele Menschen, nicht alle kennen sie, und es ist alles anders als gewohnt. Mama und Papa haben nicht so viel Zeit für sie, und das sorgt oft für zusätzliche Unruhe.

Zu viele Gruppenfotos

Die Liste scheint unendlich. Ihr wollt mit allen Fotos machen, aber ihr müsst euch bewusst machen, dass dies nicht nur viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch eine gute Organisation erfordert. Ihr braucht Helfer: Wer bringt die Gäste zur Fotolocation? Wer ist dafür verantwortlich, dass niemand vergessen wird? Und wer sorgt währenddessen für eure Getränke? Und das Wichtigste: Wie lange soll es Spaß machen?

Fazit

Die Planung und Organisation eurer Hochzeit erfordert viel Zeit, Liebe zum Detail und eine gute Koordination. Wenn ihr keine professionelle Unterstützung durch einen Wedding Day Manager habt, ist es wichtig, die Aufgaben an vertrauensvolle Helfer zu delegieren. Denkt daran, dass zu viele Gruppenfotos oder unüberlegte Programmpunkte unnötigen Stress verursachen können. Achtet darauf, dass genügend Zeit für die wesentlichen Momente bleibt, ohne sich von der Menge an Aufgaben erdrücken zu lassen. Der Tag sollte für euch und eure Gäste unvergesslich und entspannt sein – und das erreicht ihr am besten, wenn ihr klug plant, Prioritäten setzt und genügend Unterstützung organisiert.

Auf eine entspannte und stressfreie Hochzeit.

Wenn du deine Gäste nicht voll mit Arbeit eindecken willst, kann ich dir einen Wedding Day Manager nur wärmstens ans Herz legen. Er oder sie erspart dir viel Zeit, Ärger, Nerven und Stress. Den Link findest du hier unten.